Nanda Aden - Pengendalian Proses Secara Statistik

Pemanfaatan Metode Statistika Pada Pengendalian Mutu

Oleh: Haslizen Hoesin

Pengantar

Orang banyak bertanya, bagaimana meningkatkan mutu produk kegiatan usahanya. Jawaban pertanyaan itu:

Pertama-tama seseorang harus memahami selengkapnya ketidak sempurnaan manusia.  Kemudian harus memahami pula, bahwa pengetahuan yang ditangani sekarang tidak lebih dari dasar untuk hipotesis selanjutnya.  Setelah memahami metoda berpikir demikian, gunakan untuk lebih mendalami pemahaman terhadapproses produksi dan jalan/cara untuk memperbaikinya.

Bila perbaikan dilakukan untuk kerusakan (diambil) berdasarkan pengetahuan penyebab kerusakan yang tidak benar, usaha tersebut merupakan usaha sis-sia.  Langkah pertama, dalam menemukan penyebab yang betul adalah pengamatan yang seksama terhadap gejala.  Langkah kedua, setelah pengamatan yang seksama, maka penyebab yang betul akan muncul.

Kedua adalah mengurangi kerusakan produksi, dengan kata lain mengendalikan kerusakan.  Pekerjaan mengurangi kerusakan produksi disebut juga “mengendalikan mutu produk.” Mengendalikan kerusakan itu berbagai cara: (1). Mencari langsung penyebab, ini merupakan pendekatan lurus dan secara sepintas kelihatannya efisien. Tetapi dalam banyak hal penyebab yang didapat dengan cara pendekatan tersebut adalah tidak benar.  (2) Dilakukan saat akan dipasarkan (dijual), satu dari beberapa cara adalah mengambil yang rusak (cacat), tapi itu tidak menyelesaikan masalah.

Dari kedua cara diatas yang harus dilakukan adalah mencari apa penyebab kerusakan, kerusakan dapat dihindari bila ditemukan penyebab dan penyebab itu dihilangkan.  Banyak cara dapat dilakukan untuk menemukan penyebab kerusakan, satu diantaranya dengan intuisi pekerja, ini sangat tergantung pada pengalaman dan keahlian, keahlian ini membutuhkan waktu yang lama. Setelah diamati ternyata kerusakan itu banyak dan bervariasi.  Diketahui pula bahwa faktor penyebab itu banyak, menemukan penyebab kerusakan dari sejumlah faktor disebut “diagnosis proses.”
Sebelum anda melanjutkan membaca tulisan ini sebaiknya baca terlebih dahuluApakah Mutu dan bermutu itu? https://lizenhs.wordpress.com/2011/05/07/apakah-mutu-dan-bermutu-itu/
Kerusakan yang banyak dan bervariasi itu disebut data.  Dari sekumpulan datakerusakan dicari yang dominan.  Cara untuk menemukan penyebab kerusakan yangdominan dari sekumpulan data dilakukan dengan analisis statistika.  Jadi untuk mencari yang dominan dari sekumpulan data, alat yang banyak digunakan orang saat ini adalah metode statistika.

Bila menggunakan statistik sebagai alat, ini berarti mengarah keobyektifitas dan ketelitian pengamatan.  Keuntungan berpikir secara statistik adalah:

1). Memberikan kepentingan yang tinggi kepada fakta dari pada konsep abstrak,

2). Jangan mengekspresikan fakta dalam istilah rasa dan ide.  Pergunakan gambaran yang diturunkan dari hasil pengamatan spesifik,

3). Hasil pengamatan ditemani bersama-sama dengan kesalahan dan variasi, sebagai bagian dari yang tersembunyi.  Menemukan bagian yang tersembunyi merupakan tujuan puncak pengamatan.

4). Menerima kecendrungan teratur yang muncul dalam sejumlah besar hasil pengamatan sebagai informasi yang andal.

Berdasarkan paparan diatas, maka pada tulisan ini disampaikan metode statistikayang terkait langsung dengan pengendalian mutu.  Metode statistika pengendalian mutu tampaknya telah digunakan di berbagai Negara.

Jangan anda “kecut” bila mendengar kata statistika, dan jangan pula dijadikan statistika sebagai “hantu” atau “momok” yang mengerikan dan menakutkan, ingat ia adalah alat, ya alat pengolah data berbentuk rumus yang memiliki prosedur danlangkah-langkah, tak lebih dari itu.  Ikuti prosedur dan langkah-langkah rumus tersebut, lakukan berulang kali sampai mahir.  Bila telah mahir, berarti anda bisa dan ketakutan hilang seketika.  Kenapa harus takut pada rumus-rumus statistika buatan manusia.  Sekarang kan ada kalkulator dan computer.

Mudah-mudahan tulisan ini dapat membuka wawasan awal dan pengantarmemahami pengolah data pengendalian mutu.  Pengolahan data  secara garis besar dapat dijelaskan sebagai berikut.

1. Pendahuluan

Dalam setiap kerja ada penyebaran (dispersi).

Data tanpa penyebaran adalah palsu.

Tanpa analisis statistika (analisis mutu dan proses) tidak akan ada pengendalian yang efektif.

Kendali mutu dimulai dengan diagram kendali dan berakhir dengan diagram kendali.

Tanpa stratifikasi, tidak akan ada analisis maupun kendali.

Sembilan puluh lima persen (95%) masalah dalam perusahaan dapat diselesaikan dengan tujuh alat kendali mutu.

Jadi metode statistika harus menjadi akal sehat atau pengetahuan bersama bagi semua insinyur dan teknisi dalam pengendalian mutu.

2. Tiga Kategori Disusun Menurut Tingkat Kesulitan

Metode statistika dalam pelaksanaan pengendalian mutu dibagi kedalam tiga kategorimenurut tingkat kesulitan. Ishikawa mengatakan: “Satu dari tiga kategori tersebut harus dimiliki insinyur dan teknisi yaitu Metode Statistika Dasar.”

2.1  Metode Statistika Dasar (dikenal dengan sebutan “Tujuh Alat”).

Tujuh alat tersebut adalah:

1). Diagram Pareto:  prinsip vital few, trivial many (sedikit yang penting, banyak yang sepele) [sebuah diagram dengan dua sumbu tegak (vertikal) dan satu sumbu datar (horizontal)],

2). Diagram sebab akibat, [(bukan benar-benar statistik), disebut juga diagram tulang ikan atau pohon atau sungai] untuk mengidentifikasi sebab].  Diagram ini menunjukkan hubungan antara karakteristik mutu dengan faktor,

3). Stratifikasi [mengidentifikasikan sumber variasi dari kumpulan data, mengidentifikasi data sesuai dengan bermacam-macam faktor],

4). Lembar periksa [formulir berisikan item yang perlu diperiksa sehingga data dapat dikumpulkan dengan mudah dan singkat],

5). Histogram [sebuah diagram, terdiri dari sumbu datar (horizontal) yaitu sumbu interval (kelas) dan tegak (verikal) yaitu sumbu frekuwensi]

6). Diagram penyebaran [analisis korelasi melalui penentuan median; dalam beberapa hal penggunaan kemungkinan binomial]

7). Grafik dan diagram pengendalian [diagram pengendalian Shewhart]

Yang tercantum diatas disebut juga “tujuh alat” sangat diperlukan bagi kendali mutudan digunakan oleh setiap orang dalam perusahaan: direktur utama, direktur,manajemen madya, mandor dan pekerja lini. Alat-alat itu juga digunakan dalam berbagai divisi, tidak hanya divisi pembuatan, tetapi juga pada devisi perencanaan,desain, pemasaran, pembelian dan teknologi.

Berdasarkan pengalaman Ishikawa (di Jepang), sebanyak 95% dari seluruh masalah di dalam perusahaan dapat dipecahkan dengan menggunakan alat-alat (tujuh alat) tersebut. Ketujuh alat yang tidak dapat diabaikan itu kadang-kadang dinamakan jugatujuh alat bengkel.  Jika seseorang tidak dilatih untuk menggunakan ketujuh alat elementer yang sederhana itu, ia tidak dapat diharapkan akan menguasai metode-metode yang lebih sulit pada pengendalian mutu.

Di Jepang, pada kenyataannya manajemen puncak hingga pekerja lini dapat menggunakan alat yang cukup penting itu. Tingkat pemanfaatannya barangkali paling baik di dunia.  Lebih dari 99.9 % orang Jepang lulus dari sekolah menengah dan 92-93% lulus dari sekolah menengah tingkat atas, mereka tidak akan menemukan kesulitan dalam menggunakan alat-alat yang sederhana ini (“tujuh alat”): kata Ishikawa.

Bersamaan melatih para pekerja menggunakan alat kendali (tujuh alat), mereka juga dilatih dalam masalah-masalah dasar berikut, yaitu:

1).  Konsep mutu – menghargai konsumen, percaya pada fakta bahwa proses berikutnya adalah pelanggan dan perasaan terhadap jaminan mutu.

2).  Prinsip dan pelaksanaan mengenai manajemen dan perbaikan – gugus kendali, siklus PDCA (plan, do, check dan action) dan cerita kendali mutu.

3).  Cara berpikir menurut statistik – Data mempunyai distribusi sendiri dan menyebar.

Dengan mengetahui ketiga hal tersebut, para pekerja harus dapat menggunakan data untuk membuat suatu perkiraan statistik dan mengambil keputusan terhadap tindakan apa yang harus diambil atau merencanakan pengujian statistik yang sesuai dan sebagainya.

2.2 Metode Statistika Tingkat Menegah

Metode ini meliputi:

Teori sampling

Statistik pemeriksaan sampling

Berbagai metode membuat perkiraan dan pengujian statistik.

Metode penggunaan pengujian indera (sensory test)

Metode desain percobaan.

Metode-metode ini diajarkan kepada insinyur dan anggota-anggota divisi promosi kendali mutu.  Menurut Ishikawa metode-metode ini telah digunakan secara efektif di Jepang.

2.3 Metode Statistika Tingkat Lanjut (Sekaligus Menggunakan Komputer).

Metode ini mencakup:

1). Metode desain percobaan tingkat lanjut.

2). Analisis Multivariat.

3). Berbagai metode riset operasional (Operation Research – OR)

Hanya para insinyur dan teknisi dalam jumlah terbatas dididik mengenai metode statistik tingkat lanjut ini, yaitu untuk menangani analisis proses dan analisis mutuyang amat rumit.  Metode tingkat lanjut ini menjadi dasar dalam menetapkan teknologi tinggi dan juga bagi ekspor teknologi.

3. Masalah-masalah yang Berhubungan dengan Pemanfaatan Metode Statistika Dalam Industri

Ishikawa berkata: “Lebih dari 30 tahun sejak pertamakali  mulai menggunakan metode statistika dalam Industri.  Selama periode itu telah ditemui sejumlah masalah.”  Dalam mempromosikan kendali mutu statistika digunakan selogan “marilah  berbicara dengan data” (“marilah memanfaatkan metode statistika”).  Walau telah diusahakan, masih ada saja masalah yang tidak terpecahkan.  Masalah-masalah itu adalah:

1).  Data Palsu dan data yang tidak konsisten dengan fakta

Dua hal yang berbeda yaitu data dan fakta.  Yang pertama terjadi jika data diciptakan atau direvisi secara palsu.  Yang kedua terjadi jika data yang salah dihasilkan karena mengabaikan metode statistika.  Mengapa orang dengan sengaja membuat data palsu atau merevisi data?  Hal ini sering terjadi di perusahaan-perusahaan yang sentralisasinya tinggi dan yang manajemen puncaknya terbiasa memberikan perintah.  Data palsu dibuat jika orang-orang pada manajemen puncak tidak mempunyai pengertian tentang penyebaran (dispersi) dalam statistika.

2).  Metode yang jelek mengenai pengumpulan data

Menurut  Ishikawa, ia sering menemukan data yang diubah sehingga menyimpang.  Hal ini diakibatkan oleh kenyataan bahwa metode sampling, metode pendefisian dan metode analisis pengukuran yang tidak memadai.

Jika terdapat kesalahan dalam data, kita tidak dapat menentukan apakah tujuan perlindungan lingkungan dapat bebar-benar dicapai atau tidak.  Sayangnya peraturan-peraturan yang dikeluarkan pemerintah sering tidak memperhitungkan kesalahan-kesalahan yang terdapat dalam mengumpulkan data statistik.

3).  Nilai Abnormal

Data di masyarakat pada umumnya di industri sering data kotor, mengandung nilai-nilai abnormal:  kata Ishikawa.  Ini disebabkan oleh masalah-masalah  1 dan 2 diatas.  Apakah data itu harus digunakan atau tidak?  Apakah data yang mengandung abnormal itu akan dipertahankan atau tidak, merupakan suatu persoalan yang harus ditentukan dengan mempertimbangkan untuk apa data itu dan tindakan apa yang harus diambil berdasarkan data itu.

4).  Penerapan Metode yang Salah

Orang-orang yang kurang pengalaman sering membuat kesalahan dalam menggunakan metode statistika.  Hal ini disebabkan oleh kurangnya pengertian tentang teori statistika dan model-model struktur.  Untuk mengatasi masalah ini adalah carilah spesialis-spesialis  yang berpengalaman untuk mengawasi tugas para pemula.

4.   Analisis Statistika

Dalam industri, metode statistika adalah metode yang paling sering digunakan sebagai alat untuk analisis.  Dalam analisis ada dua kategori.  Pertama adalahanalisis mutu.  Kedua adalah analisis proses.

Analisis mutu adalah analisis dengan bantuan data dan metode statistika, untuk menentukan hubungan antara karakteristik mutu sebenarnya dan karakteristik mutu pengganti.

Analisis proses adalah analisis yang menjelaskan hubungan antara faktor-faktor penyebab dalam proses dan pengaruhnya terhadap:  mutu, biaya, produktivitas dan sebagainya.  Pengendalian proses mencoba menemukan faktor-faktor penyebab yang menghalangi lancarnya fungsi proses pembuatan.  Oleh karena itu diperlukan kerjakeras untuk dapat menemukan teknologi yang dapat digunakan dalam pengendalian pencegahan.  Harus diingat bahwa Mutu, biaya dan produktivitas adalah akibat atau hasil dari pengendalian proses.

Sembilan puluh lima persen (95%) dari analisis proses dapat dilaksanakan melalui pemakaian ketujuh alat pengendalian mutu.  Akan tetapi dalam proses yang rumit diperlukan teknik yang lebih maju yaitu pemanfaatan computer, ini merupakan keharusan.

5.   Pengendalian Secara Statistika

Dalam berbagai macam tindakan pengendalian seperti siklus PDCA (plan, do, check dan action) satu masalah yang timbul adalah bagaimana memeriksa hasil. Biasanya, jika segala sesuatu berjalan dengan baik.  Pemeriksaan, sesungguhnya tidak diperlukan.  Namun, jika terjadi hal yang tidak biasa, tanpa pengecualian semua tindakan pengendalian harus dilakukan (diperiksa) untuk memberikan dasar bagi pengambilan keputusan.

Akan tetapi harus diingat bahwa sebab-sebab yang dapat mempengaruhi proses pembuatan suatu produk dan semua jenis pekerjaan lainnya (yang membentuk suatu proses) tidak terbatas.  Artinya hasil dari semua jenis pekerjaan akan disebar.  Dengan kata lain akan selalu ada distribusi statistik.  Oleh karena itu, jika memeriksa harus berpedoman pada konsep distribusi.

Alat yang paling mudah untuk tujuan itu adalah diagram kendali sigma yang ditemukan Dr. W. A. Shewhart.  Di Jepang cara ini digunakan secara luas dalam pengendalian secara statistika.

Diagram kendali Shewhart yang sering digunakan dalam “Pengendalian Secara Statistika” adalah: diagram kendali X-R, diagram kendali X-s, diagram kendalip, diagram kendali np, diagram kendali c dan diagram kendali u.  Tentu saja, diagram-diagram kendali itu dapat diperbaiki, walau bagaimanapun penggunaan ke 6(enam) diagram kendali  Shewhart, telah cukup banyak memberikan keuntungan dalam peningkatan mutu produk (industri).

6.   Metode  Statistika dan kemajuan Teknologi

Penggunaan metode statistika, termasuk metode yang paling canggih, telah berakar kuat di Jepang.  Akan tetapi, tidak boleh dilupakan ketujuh alat yang sederhana itu.  Artinya, jika seseorang belum menguasai ketujuh alat itu, maka dia tidak dapat diharapkan menggunakan alat-alat yang lebih canggih.

“Mengurangi kerusakan-kerusakan, memperbaiki proses produksi dan peningkatan produktivitas tidak dapat dipisahkan dari penggunaan metode statistika”: kata Kume.  Melalui  penerapan metode statistikalah tingkat mutu bertambah tinggi, keandalan meningkat dan biaya turun: kata Ishikawa.  Selanjutnya Ishikawa berkata:  Kunci keberhasilan adalah ketekunan dalam menggunakan analisis proses dan analisis mutu tanpa gembar-gembor dalam jangka waktu lama. Hal itu telah menghasilkan perbaikan teknologi.

Beberapa orang berpendapat bahwa teknologi rekayasa meningkatkan teknologi danteknologi manajemen memeliharanya.  Ishikawa tidak menganut pendapat tersebut.  Ishikawa tidak dapat melihat perbedaan antara teknologi rekayasa dengan teknologi manajemen.  Yang disebut teknik pengendalian merupakan bagian dari teknik yang benar (proses technique).  Semua teknologi yang ada harus dimanfaatkan untuk berusaha menuju peningkatan mutu dan efisiensi. Ishikawa mengatakan:  “sesudah perang dunia II Jepang banyak mengimpor teknologi baru dari Barat.  Sekarang ini Jepang dapat mengekspor teknologinya ke barat”. Dalam skala besar, hal inimerupakan hasil penerapan kendali mutu statistika dan penggunaan analisis statistika, analisis proses dan analisis mutu.

Lebih dari dua puluh tahun lalu saya (Ishikawa) menulis:  “Kami mencari hal-hal berikut bagi gerakan kendali mutu yang baru.  Kami mengharapkan dapat memproduksi produk-produk yang baik dan murah dalam jumlah yang besar untuk diekspor dan melalui pencapaian tujuan itu memperkuat pondasi ekonomi Jepang, memantapkan teknologi industri dan menciptakan peluang untuk mengekspor teknologi. Bila ekonomi nasional telah mempunyai pondasi yang kuat, dapat diharapkan perusahaan swasta membagi kesejahteraannya kepada tiga golongan yaitu para konsumen, para pekerja dan para pemodal.  Bagi negara secara keseluruhan, adalah mencari peningkatan standar hidup secara terus-menerus”.  Sedikit demi sedikit tujuan itu terwujud.

Tentu saja banyak masalah yang belum terpecahkan dan selalu ada kesempatan bagi perbaikan terutama mengenai penggunaan metode statistika. 

Jika metode statistika dapat menemukan jalannya ke bidang-bidang lain selain industri, barangkali Negara secara keseluruhan akan menjadi baik.

7.   Penutup

Bila Indonesia ingin kuat berarti menguatkan perekonomian rakyat dan itu mengurangi penganguran.  Jadilah Indonesia Negara produsen baik barang pabrik maupun pertanian/perikanan/peternakan/kehutanan [artinya olah dulu (sendiri), kendalikan mutu, ini akan meningkatkan pendapatan, ketimbang mengirim (ekspor) produk mentah].  Bukan sebagai Negara pembeli (konsumen).  Bila Negara pembeli maka Indonesia akan jadi tempat memasarkan produk Negara penghasil (produsen), maka akan dikendalikan oleh produsen (penghasil).  Tak apa-apa mutu produk olahan sendiri diawalnya rendah, secara bertahap ditingkatkan melalui pengalaman, latihan dan pendidikan. Jadilah Indonesia Negara pengolah bahan mentah (produsen), itu semua tergantung pada keinginan dan niat DPR dan kebijakan pemerintah.  Apakah anda (DPR dan pemerintah) ingin Indonesia Negara produsen atau konsumen?  Pengusaha (produsen) pemerintah, swasta, industri kecil dan menengah, anda jadi pelaksananya dalam suatu sistem, artinya sebagian penduduk di galakkan berwirausaha (produsen), bukan sebagai memproduksi sendiri-sendiri, sebagian lagi wirausaha penjual (perantara).  Produsen, penjual dan konsumen bergabung dalam suatu organisasiyang saling menguntungkan (dalam suatu sistem).  Bila anda bergerak di bidang pertanian, perkebunan, peternakan dan nelayan,  jadilah andapengusaha, bila petani jadilah pengusaha tani [julukan yang diberikan Amran Nur (Walikota Sawahlunto) kepada para petani Sawahlunto] atau pengusaha nelayanyang memahami mutu produk, bukan petani tradisionl atau nelayan tradisionalyang dikendalikan tengkulak atau petani/nelayan berdasi, bukan pula sebagai petani penggarap ditanah sendiri atau petani ijon.  Ayo para petani dan ayo para nelayan lakukan peningkatan mutu produk anda dengan cara bertani/nelayan yang baik, misal lakukan grading untuk produksi anda.  Para nelayan jangan jual ikan anda selagi ditengah laut.  Ayo para konsumen Indonesia gunakanlah/pakailah produk hasil kerja (usaha) penduduk Indonesia, maka anda membantu mengurangi pengangguran.  Mereka (produsen) mungkin: anak-anak keluarga dekat anda, sahabat anda dan karib kerabat anda, bila mutu produk mereka kurang memuaskan anda,  jangan berpikirpindah keproduk luar “apalagi membeli-nya”, bersama-sama menasehati produsen (melatih dan mendidik mereka) supaya mutu produksi mereka (dalam negeri) menjadi baik/meningkat [sesuai dengan (mutu) keinginan anda atau mutu internasional] dan itu semua adalah milik Indonesia.  Disinilah diuji rasa kebersamaan memajukan bangsa dan rasa bangga akan usaha (produksi) dalam negeri sebagai orang Indonesia.  Bila diolah dalam negeri, berarti menyerap tenaga kerja danmemanfaatkan sumberdaya manusia dari sumberdaya alam sendiri (anak-anak anda, sahabat anda dan karib kerabat anda dan apa yang ada diatas dan didalam bumi sendiri) untuk Indonesia.  Bila menggunakan tenaga mancanegara (luar) mereka bekerja (digaji) oleh perusahaan Indonesia bukan sebagai pemilik perusahaan.  Bisakah ini dilakukan?  Semuanya terletak pada kebijakan (ditangan) pemerintah dan DPR.  Rakyat (pengusaha) dan pemakai/pembeli (konsumen) berharap demikian, karena mereka tidak punya power untuk itu. Ayo Indonesia Bangkit!!!